Die Digitalisierung der Hochschule mitgestalten

Erstellt von Joachim Kläschen

Seit Oktober 2016 ist Yvonne Stahlke an der Fachhochschule tätig und kümmert sich dort um viele Belange der Studierenden. „Sobald sich Interessierte dafür entscheiden, ein Studium an der FH Kiel zu beginnen und ihre Bewerbung erfolgreich ist, kommt das Studierendensekretariat ins Spiel“, erklärt sie. „Wir kümmern uns um die formalen Rahmenbedingungen des Studiums von der Einschreibung über Studienbescheinigungen oder Nachweise der Krankenversicherung und betreuen die Studierenden bis sie die Fachhochschule wieder verlassen.“

Früh fiel Yvonne Stahlke auf, wie viel Papier bei ihrer Tätigkeit im Spiel war: „Vor allem zum Beginn eines Semesters haben wir es mit tausenden ausgedruckten Versicherungsnachweisen zu tun – das sind ungeheure Mengen. Tatsächlich arbeite ich gerne mit Papier", lacht die 28-Jährige, „aber angesichts dieser Mengen habe ich bei meiner Arbeit schnell nach Möglichkeiten gesucht, auf Ausdrucke zu verzichten und Abläufe möglichst digital zu erledigen.“ Diese Einstellung wird auch der Grund gewesen sein, warum FH-Kanzler Klaus Heinze sie ansprach und fragte, ob sie sich in die Entwicklung des Campus-Management-System Casy einbringen wollte.

Ein Angebot, das sie nicht ablehnen konnte. „Eigentlich fiel die Entscheidung zur Mitarbeit schon während des Gesprächs“, erinnert sich Stahlke. „Aber ich habe dann noch eine Nacht darüber geschlafen und am nächsten Tag zusammen mit meiner Kollegin Julia Dominke zugesagt.“ Seit Anfang 2020 sind die beiden Frauen Teil des Casy-Teams und arbeiten daran und dafür, die Hochschule mit Hilfe der HISinOne-Software digitaler zu machen. In erster Linie geht es darum, die Prozesse und Abläufe an der Hochschule zu analysieren und in den digitalen Rahmen, den das Campus-Management-System bietet, zu überführen.

Als Teilprojektleitung des Casy-Moduls „STU“ liegt Stahlkes Fokus auf der Digitalisierung der Abläufe, mit denen sie durch ihre Arbeit im Studierendensekretariat bestens vertraut ist. „Hier gibt es großartige Möglichkeiten“, freut sie sich. Durch die Möglichkeiten in Casy können die Studierenden Anträge künftig digital stellen, Bescheinigungen in Casy generieren lassen und im Anschluss direkt herunterladen. Und auch Erinnerungen, beispielsweise über anstehende Rückmeldungen, erscheinen automatisch im System. Das alles spart richtig viel Papier“, schwärmt Stahlke.

Seit ihrem Einstieg in das Casy-Team ist die Zahl der am Projekt Beteiligten stetig gewachsen. Das ist für Yvonne Stahlke ein Spiegel der Vielfalt, die Hochschule bedeutet. „Ich habe bei Casy viel darüber gelernt, wie komplex die Wege hinter den Abläufen sind, die wir täglich als selbstverständlich erleben. Daher gibt es für uns keine schnellen Ergebnisse, denn vieles ist miteinander verzahnt. Schließlich jedoch“, da ist sich Stahlke sicher, „wird Casy dafür sorgen, dass die Prozesse einheitlicher und abgestimmter werden und sich dadurch neue Möglichkeiten eröffnen. Studierende, Lehrende und wir aus der Verwaltung der Hochschule werden es künftiger einfacher haben – und weniger Papier bewegen müssen.“

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