Bewerbungen mit HISinOne besser gestalten

Erstellt von Joachim Kläschen

Seit 2014 arbeitet Julia Dominke in der Zulassungsstelle der FH Kiel. „Alle Interessierten, die bereits wissen, was sie bei uns studieren möchten und sich um einen Studienplatz an der FH bewerben, fallen in unser Ressort. Wir sind die Schnittstelle zwischen der Zentralen Studienberatung und des Studierendensekretariats“, erklärt Dominke ihren Tätigkeitsbereich.

Über Jahre hat die 28-Jährige mit dem Team Bewerbungen von Studieninteressierten bearbeitet. „Meine Erfahrungen in diesem Bereich waren wohl der Grund, warum Kanzler Klaus Heinze mich fragte, ob ich bei HISinOne mitmachen wollte“, erinnert sie sich. „Das war eine tolle Herausforderung, die ich gerne angenommen habe. Denn HISinOne bietet in meinen Augen viele Möglichkeiten, um Abläufe zu verbessern und die Bewerbung für alle Beteiligten – externe und interne – besser zu gestalten.“

So übernahm Julia Dominke im Oktober 2019 die Leitung über das HISinOne-Teilprojekt „APP“. Der Name verweist nicht auf Anwendungen für Smartphones, sondern den Bewerbungs- und Anmeldungsprozess an der Hochschule (englisch: „application“). Dabei bringt sie die langjährige Erfahrung des Teams ein, das um die Stolpersteine weiß, an denen sich Bewerberinnen und Bewerber stoßen. „Wir wollen mit unseren Erfahrungen den Bewerbungsprozess in HISinOne so optimieren, dass sowohl die Interessierten, als auch die Kolleginnen und Kollegen in unserem Team effektiver arbeiten können. So wird Raum entstehen, der uns die Möglichkeit bietet, uns um außergewöhnliche Fälle zu kümmern.“

Um das Ziel zu erreichen, analysiert Julia Dominke die Schritte und dahinterliegenden Prozesse bei der Bewerbung und Anmeldung. Allerdings ist der Spielraum für Optimierungen auch begrenzt, denn die Studienplatzvergabe muss immer rechtssicher ablaufen, damit alle die gleichen Chancen haben. Dabei können aber schon kleine Änderungen große und vor allem konstruktive Auswirkungen haben, wie Julia Dominke erklärt.

„Ein wesentlicher Vorteil von HISinOne ist, dass Interessierte alle benötigten Daten selbst in Online-Masken eintragen und diese digital übermitteln. So sind diese für das Team künftig direkt verfügbar“, erklärt Dominke. „Vor allem für an einem Probestudium Interessierte ist diese Möglichkeit von HISinOne ein Gewinn. Denn hier verläuft die Anmeldung bislang komplett analog, und durch die Einführung des Campus-Managementsystems wird hier allen Beteiligten viel Papier und Wartezeit erspart bleiben.“

Doch auch alle anderen Bewerberinnen und Bewerber profitieren, weiß Dominke: „Bislang wurde den Bewerberinnen und Bewerbern beispielsweise mit einem per Post verschickten Schreiben mitgeteilt, dass ihre Bewerbung erfolgreich eingegangen ist. HISinOne zeigt solche Statusänderungen online an. So ersparen wir uns künftig, jeden Tag Schreiben auszudrucken, einzutüten, zu frankieren und zu versenden. Und die Bewerberinnen und Bewerber erfahren früher, ob mit ihrer Bewerbung alles in Ordnung ist oder ob beispielsweise noch Unterlagen fehlen.

Durch die Analyse, Anpassung und schließlich auch Optimierung des Bewerbungsprozesses entsteht ein weiterer wichtiger Vorteil für alle Beteiligten: Die Eingabemasken geben klar vor, welche Informationen benötigt werden. Wenn Bewerberinnen und Bewerber Anforderungen übersehen, weist HISinOne Sie direkt darauf hin. So entfallen die Schleifen, in denen wir unvollständige Bewerbungen erhalten und dann Angaben erfragen müssen.

Wichtig ist Julia Dominke bei ihrer Arbeit im Projekt, den Blick über den Tellerrand – das APP-Modul – zu wahren. „Ich bin sehr froh, dass über Jahre in der täglichen Arbeit an der FH gute Kontakte zu Kolleginnen und Kollegen aus der Zentralen Studienberatung und den Fachbereichen gewachsen sind, die Interessierte vor uns betreuen und an die wir die erfolgreich eingeschriebenen Studierenden übergeben. So wissen wir wechselseitig von unseren Bedürfnissen und beachten diese bei der Prozessmodellierung. Nur wenn wir alle das Ganze im Blick behalten, können wir die Potenziale, die HISinOne an einem Studium Interessierten, Studierenden, Lehrenden und uns aus der Verwaltung bietet, bestmöglich nutzen.“

© Fachhochschule Kiel