Ein weiteres Jubiläum im Jubiläumsjahr

Nicht nur die Fachhochschule feiert in diesem Jahr Jubiläum, sondern auch Prof. Dr. Matthias Möbus. Er ist Professor für Digital Business und Wirtschaftsinformatik im Fachbereich Wirtschaft und hat im Rahmen seiner Lehre Projekte zum Geschäftsprozessmanagement mit Studierenden in 150 norddeutschen Unternehmen erfolgreich abgeschlossen. Wir haben das als Anlass genommen, mit ihm über Projektarbeiten und Geschäftsprozessmanagement zu sprechen.

Herr Prof. Möbus, Geschäftsprozesse von 150 norddeutschen Unternehmen haben Sie inzwischen mit Ihren Studierenden optimiert. Das ist eine beeindruckende Zahl. Seit wann leiten Sie solche Projekte und wie haben sich diese mit der Zeit entwickelt?

Bereits bevor ich in die Hochschule kam begleitete und leitete ich als Unternehmensberater in der Praxis mehrere Projekte zum Geschäftsprozessmanagement. Seit 15 Jahren, ein drittes Jubiläum,  bin ich nun hier an der Hochschule, entwickelte in dieser Zeit das Themengebiet Geschäftsprozessmanagement für die Lehre an unserem Fachbereich und halte seit Jahren im Bachelor- und Masterbereich deutsch- und auch englischsprachig erfolgreiche Kurse.

Erfolgreich deshalb, weil ich an den fachlichen Fragen der Studierenden und anhand der studentischen Ergebnisse erkenne, dass die gesetzten Lernziele von den meisten erreicht wurden und ebenso, weil die Studierenden via EvaSys und auch mir direkt sehr gute Rückmeldungen über die Art der Wissensvermittlung und zu den Inhalten und Struktur der Kurse geben. Zudem erhalte ich auch von Praxisunternehmen hervorragende Rückmeldungen zu dem, was von unseren Studierenden für sie geleistet wurde.

So identifizieren, dokumentieren und analysieren beispielsweise Studierende der Betriebswirtschaftslehre aus dem zweiten Semester und Studierende der Wirtschaftsinformatik des ersten Semesters in meinem Bachelor-Modul Prozessmanagement real existierende Geschäftsprozesse von Unternehmen hier in Schleswig-Holstein oder Hamburg. Sie erarbeiten dazu überdies Optimierungsvorschläge auf der Basis von Unternehmens- und Prozesszielen und erstellen ein Soll-Geschäftsprozessmodell. Das ist eine sehr gute Hilfe für die Unternehmen und die Studierenden finden es auch toll, weil diese Projekte praxisorientiert sind und sie bereits im ersten oder zweiten Studienhalbjahr der Praxis – für sie oftmals erstaunlicherweise - schon nachhaltig helfen können.

Im ersten und zweiten Semester haben die meisten Studierenden keine bis wenig Erfahrung im Geschäftsprozessmanagement. Ihre Methode ist also „Learning by doing“?

Die Studierenden werden nicht ins kalte Wasser geworfen. Wir erarbeiten im Kurs vorab die theoretischen Grundlagen. Auf Basis wissenschaftlicher Literatur, welche vertieft wird anhand von Fallbeispielen und vor allem auch durch die persönlichen Erfahrungen externer Dozentinnen und Dozenten und von mir durchgeführten Projekten zum Geschäftsprozessmanagement. Auf diese Art und Weise gewinnen die Studierenden ein mit viel Praxiserfahrung unterlegtes solides Grundwissen. Wenn man das so ausdrücken will, legen die Studierenden also im „lauwarmen Wasser“ los.

Wie genau läuft ein Projekt ab?

Der Semesterplan für den genannten Kurs entspricht dem Vorgehen im Geschäftsprozessmanagement. Wir beginnen thematisch mit der Identifikation von Geschäftsprozessen, dem folgen die Geschäftsprozessaufnahme und -dokumentation. Anschließend geht es um die Geschäftsprozessanalyse und die Geschäftsprozessoptimierung, verbunden mit der Entwicklung von Soll-Geschäftsprozessmodellen. Mit der Besprechung der Zyklusphasen der Automatisierung und des Controllings von Geschäftsprozessen ist das Semester dann erfahrungsgemäß auch immer schnell um.

Im Detail ist die Veranstaltung so aufgebaut, dass zu jedem Baustein des Geschäftsprozessmanagements immer erst der notwendige theoretische Unterbau im Rahmen einer Hauptvorlesung mit allen Studierenden in einem größeren Vorlesungsraum stattfindet. Hierfür nutze ich vorrangig ein englischsprachiges Lehrbuch, das an über 200 Universitäten weltweit eingesetzt wird. Es ist von Dumas et.al. und nennt sich „Fundamentals of Business Process Management“. Diese Monographie liest sich wie ein Roman, ist wirklich ganz toll aufgebaut, und die Studierenden können sich damit ohne weiteres auf jede einzelne Sitzung vor- und auch Sitzungen damit eigenständig nachbereiten. Die theoretische Besprechung von Inhalten erfolgt im Kurs unter gleichzeitigem Einbezug von Fallbeispielen und der Einbringung studentischer und meiner Erfahrungen zu Geschäftsprozessen und zum Geschäftsprozessmanagement. Zusätzlich nutzen wir die Praxiserfahrung Externer.

Nachgelagert haben wir dann kleinere Übungsgruppen mit in der Regel etwa 30 Studierenden, während in der Hauptvorlesung der letzten Woche 128 Studierende anwesend waren. In den Übungsgruppen werden die wie beschrieben erarbeiteten Theoriebausteine der Hauptvorlesung dann anhand von praktischen Beispielen von den Studierenden selbst praktisch umgesetzt, wobei ich bei Bedarf gerne unterstütze. Hier gilt es für die Studierenden, Aufgaben einzeln, mit der/dem Sitznachbar(i)n oder in größeren Gruppen zu lösen. Darüber hinaus lernen die Studierenden Software zum Geschäftsprozessmanagement praktisch kennen. Während der späteren Bearbeitung der Praxisaufgabe nutzen wir die Übungsgruppen zu Diskussionen von Modellierungs- und Lösungsentwürfen, allein unter Nennung der Branche, nie der Firma, und helfen gemeinsam mit unserem erworbenen Fachwissen. Die Studierenden werden angeregt, in diesem kleineren Kreis alle Fragen zum Geschäftsprozessmanagement zu stellen, die ihnen auf der Seele brennen.

Das klingt nach einem umfassenden Programm. Wie groß ist der Aufwand für die Studierenden bei der Veranstaltung?

Der Workload ist recht hoch, die Projektarbeit darf daher auch zu zweit geleistet werden. Sie wurde von den meisten Studierenden rückblickend aber auch sehr gerne geleistet. Didaktisches Ziel ist, dass die Studierenden wirklich verstehen, was sich hinter Geschäftsprozessmanagement verbirgt und welche Bedeutung dies für die Digitalisierung, die Effektivität, Effizienz und die Wettbewerbsfähigkeit von Organisationen hat. Denn es ist wichtig zu wissen, dass Geschäftsprozessmanagement interdisziplinär ist, dass es über Fachbereichsgrenzen und in vielen Bereichen heute auch schon wie selbstverständlich über Organisationsgrenzen hinaus geht. Dass es eine Grundlage für jede Software sein sollte, die in einem Unternehmen benutzt, entwickelt oder eingekauft wird und dass es wichtiger denn je ist, dass Organisationen bei ihrem Handeln eine End-to-End-Betrachtung, also eine Sichtweise vom und zum Kunden, in den Fokus rücken müssen und diese Perspektive nie verlieren dürfen. Damit diese Lernziele nicht nur bis zu einem schriftlichen Prüfungstermin im Bewusstsein der Studierenden verbleiben und danach verschwinden, dürfen die Studierenden sich an dieser praktischen Aufgabe selbst ausprobieren.

Übrigens ist nicht allein der Aufwand für die Studierenden recht hoch, er ist es ebenso für mich. Allein die schiere Anzahl von pro Semester deutlich mehr als einhundert Prüflingen, gepaart mit dem Erfordernis, jeweils vier individuelle Teilleistungen pro Student/in bzw. Zweier-Team zu bewerten, ergibt immer einen großen Berg an Arbeit. Ich übernehme diesen im Hinblick auf die bereits genannten Rückmeldungen und mein Ziel der Lernzielerreichung der Studierenden aber immer wieder sehr gerne.

Wie genau läuft der Kontakt zu den Unternehmen ab? Kommen diese auf Sie zu oder haben Sie einen Pool an Unternehmen, die Sie für die Projekte kontaktieren?

Als ich vor einigen Jahren die Projektaufgabe im Rahmen der Weiterentwicklung in den Kurs einführte, hatte ich noch eine gewisse Unsicherheit, wie viele Studierende zu mir kommen würden, um nach einem Unternehmen für ihre Projektarbeit zu fragen. Im ersten Semester, in dem ich die Veranstaltung derart umgestellt hielt, waren es dann nur drei Studierende. Im zweiten ein Studierender. Und seither kam keine/r mehr und fragte nach einer Firma. Die Studierenden machen das Projekt meiner Erfahrung nach sehr gern bei Unternehmen, bei denen sie selbst als Werksstudent oder  Werksstudentin tätig sind oder bei dem sie arbeiteten, bevor sie zum Studieren zu uns gekommen sind. Oder dort, wo die Eltern oder der Freund/die Freundin arbeiten. So haben wir beispielsweise auch Geschäftsprozesse der CAU optimiert (lacht…). Es kam auch öfter vor, dass die Eltern einen eigenen Betrieb haben. Aber um auch die zweite Frage noch zu beantworten: Ich habe Kontakte zu vielen namhaften Organisationen, die sich für die Projekte der Studierenden nutzen ließen. Der Bedarf zum Geschäftsprozessmanagement in der Praxis ist sehr groß, die Unternehmen würden sich sehr freuen.

Was für eine Rückmeldung bekommen Sie von Unternehmen, mit denen Sie zusammengearbeitet haben?

Die Rückmeldungen sind sehr gut. Wir haben schon für sehr bekannte Unternehmen aus den verschiedensten Branchen Geschäftsprozesse optimiert. Egal, ob es Dienstleistungsunternehmen waren oder produzierende Unternehmen. Und wir haben super Feedback erhalten, zum Beispiel auch von einer Brauerei, von Werften, bis hin zur Steuerberatung oder von einer für Norddeutschland namhaften wie bedeutenden Klinik.

Ein praktisches Beispiel: In der deutschen Niederlassung eines amerikanischen Konzerns in Kiel haben unsere Studierenden einen Geschäftsprozess wie beschrieben identifiziert, aufgenommen und modelliert. Bei der näheren Prozessanalyse stellten sie fest, dass für gleichartige Produkte des Konzerns in den USA und in Deutschland verschiedene Artikelnummern Verwendung fanden. Dadurch gab es immer wieder Probleme bei verschiedenen Geschäftsprozessen. Die Studierenden haben dann für ihren Prozess diesbezüglich und darüber hinaus weitere Optimierungen vorgeschlagen. Und wurden hinterher gebeten, dort im Bereich Geschäftsprozessmanagement gegen einen guten Stundenlohn weiterzuwirken.

Projekte mit der Praxis sind auch immer Chancen für Unternehmen und Studierende, um später als Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammenzufinden. Beobachten Sie das auch bei Ihren Projekten?

Das kommt zunehmend vor. Eine nebenberuflich Studierende hat sich im Rahmen eines meiner Kurse erstmals mit dem Geschäftsprozessmanagement in einem Krankenhaus beschäftigt und fand Gefallen am Fachgebiet. Die Zufriedenheit mit ihren damaligen Ergebnissen war im Krankenhaus sehr groß, sie hat später die Verantwortung übertragen bekommen, dort das Prozessmanagement professionell weiterzuentwickeln und kann somit das Krankenhaus weiter voranbringen.

Mehrere Studierende erhielten Werkstudierendentätigkeiten oder Praktika im Bereich Geschäftsprozessmanagement. Aktuell erhielt einer meiner Studierenden, er war vor drei Semestern im Kurs, in diesem Bereich ein Praktikum bei einer renommierten Werft, die Luxusyachten baut. Dort soll er Yachtbau- und Serviceprozesse unter die Lupe nehmen. Derzeit betreue ich auch mehrere Thesen, in deren Rahmen Studierende, die über einen meiner Kurse auf das Geschäftsprozessmanagement aufmerksam wurden, Praxisfragestellungen zum Geschäftsprozessmanagement anwendungsorientiert forschend bearbeiten. Alles spannende Themen, am liebsten würde ich die Projekte selbst bearbeiten.

Haben Sie dann auch einen direkten Draht zu den Unternehmen, während das Projekt läuft?

Bei den letztlich den Unternehmen präsentierten Lösungen steckt zwar nicht selten ein Teil „Möbus“ mit drin, aber Termine erfolgen nur, wenn dies ausdrücklich gewünscht wird. In diesen Fällen vereinbaren wir gemeinsame Termine mit den Verantwortlichen der Unternehmen, mit den Studierenden und mir und helfen so bei besonderen Fragen zum Geschäftsprozessmanagement weiter. Das ist ja auch etwas, was ich im Rahmen meines Nebenamtes mache: Ich bin als Unternehmensberater auf die Bereiche Geschäftsprozessmanagement und Digitalisierung spezialisiert und führe entsprechende Projekte durch. Im Rahmen der von mir betreuten Praktika und Thesen zum Bereich Geschäftsprozessmanagement sind Unternehmenskontakte dagegen grundsätzlich üblich, oftmals auch unabdingbar.

Welche Fähigkeiten sollte eine Studentin oder ein Student mitbringen, die/der später im Bereich Geschäftsprozessmanagement arbeiten möchte?

Im Geschäftsprozessmanagement gibt es ja sehr verschiedene Rollen. Generell kann man aber sagen, dass Studierende, die in diesem Bereich anfangen, sehr gute sogenannte Softskills mitbringen sollten, weil Geschäftsprozessmanagement in der Praxis ein sehr sensibles Thema ist. Geschäftsprozesse bestehen letztendlich aus Aktivitäten. Diese Aktivitäten werden heute noch nicht unisono autark von Systemen oder Maschinen bewältigt, sondern zum großen Teil noch durch Menschen. Und man kann nicht einfach zu Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern gehen und sagen oder auch nur unglücklich implizit ausdrücken: „Was Sie seit 20 Jahren machen, ist heute überflüssig oder ineffizient“. Und insofern ist das also erstmal eine Vertrauenssache. Man muss den Stakeholdern, insbesondere den unmittelbar betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern richtig begegnen, richtig zuhören und mit ihnen offen kommunizieren. Man braucht Empathie. Ebenso muss man sehr viel analysieren und mit Komplexität umgehen und sie auch reduzieren können. Also sind auch ein gutes analytisches Verständnis und eine Herangehensweise, die dieses unterstützen, sehr hilfreich. Grundvoraussetzung ist zudem selbstverständlich das Mitbringen fachlicher Kenntnisse und Fähigkeiten zum Geschäftsprozessmanagement.

Ist Ihnen eines von den 150 Projekten in besonderer Erinnerung geblieben? Haben Sie da ein Lieblingsprojekt?

Was jüngst ganz toll war, auch Hinblick auf die grafische Darstellung, war ein Projekt mit einer Brauerei. Zwei Studentinnen haben das gemacht. Gemeinsam mit Mitarbeitern der Brauerei haben sie in mehreren Teamsitzungen per Bildkartenmethode erarbeitet, wie die Kernprozesse entlang der Wertschöpfungskette in dem Unternehmen miteinander verbunden sind und ablaufen. Die beiden hatten als Hintergrund einer fachlich perfekt aufgebauten Bildkartendarstellung ein Bild aus dem Brauraum mit zwei Braukesseln eingefügt. Klasse, denn so konnte sich das Unternehmen hier ebenso wiederfinden! Die Studentinnen haben dann letztlich Optimierungsvorschläge für den wichtigen Brauprozess erarbeitet, in einer Software als Soll-Geschäftsprozessmodell mit vielen zusätzlichen Soll-Teilgeschäftsprozessen umgesetzt und diese der Brauerei mit großem Erfolg präsentiert.

Vielen Dank für das Gespräch.