Nutzungsbedingungen, Datenverwendungshinweise und Datenschutzinformationen für die Verwendung von Zoom an der Fachhochschule Kiel

Nutzungsbedingungen, Datenverwendungshinweise und Datenschutzinformationen für die Verwendung von Zoom an der Fachhochschule Kiel

Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Zoom

Für virtuelle Besprechungen (z.B. Videokonferenzen) steht das Tool DFNconf (externer Link) zur Verfügung (zu von der FH Kiel bereitgestellten Video-/Webkonferenzservices s. hier). Soweit diese Tools nicht geeignet sind, dienstliche Aufgaben zu erfüllen, kann hilfsweise alternativ und restriktiv das Tool Zoom eingesetzt werden. Die FH Kiel stellt für die Nutzung von Zoom zentrale EDU-Lizenzen (Funktionsumfang entspricht der Business-Lizenz) zur Verfügung: https://fh-kiel.zoom.us/ (externer Link).

Registrierung

Damit Sie Zoom als Moderator*in nutzen können, ist es erforderlich, sich unter fh-kiel.zoom.us (externer Link) mit Ihrer FH Kiel-Benutzerkennung zu registrieren.

Nutzung von Zoom ohne Registrierung

Für die bloße Teilnahme an einer Veranstaltung ist keine Registrierung notwendig, die Veranstaltung kann über einen vom Moderator bzw. der Moderatorin verschickten Link aufgerufen und vollumfänglich besucht werden.

Zustimmungserklärung

Zoom wird betrieben von Zoom Video Communications, Inc., zoom.us (externer Link).

Für die Nutzung ist es erforderlich, den Nutzungsrichtlinien von Zoom (https://zoom.us/terms, externer Link), der Datenschutzrichtlinie von Zoom (https://zoom.us/privacy, externer Link) und den Nutzungshinweisen bei der Shibbolethanmeldung zuzustimmen. Maßgebend sind die zum Zeitpunkt der Nutzung geltenden Nutzungsbedingungen.

Die Entscheidung über die Aktivierung des Benutzerkontos für Zoom ist freiwillig. Ohne Ihre Zustimmung und ggf. Registrierung ist eine Verwendung von Zoom nicht möglich.

Zweck der Verarbeitung

Zoom wird an der Fachhochschule Kiel verwendet, um virtuelle Besprechungen, interaktive Online-Kurse und Webinare (Online-Meetings) durchzuführen.

Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung von Zoom als Tool zur Zusammenarbeit im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit an der FH Kiel zur Erfüllung der Hochschulaufgaben gemäß § 3 HSG S-H i.V.m. § 9 Erlass von Allgemeinverfügungen zum Verbot und zur Beschränkung von Kontakten in besonderen öffentlichen Bereichen (externer Link).

Erfasst ist die Nutzung der lizenzierten Produkte und Services, die Bereitstellung von Updates, die Gewährleistung der Informationssicherheit sowie technischen und kundenbezogenen-Support.

Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken erfolgt nicht.

Eine Nutzung von Zoom zu privaten Zwecken im Rahmen der zur Verfügung gestellten FH Kiel-Lizenzen ist ausgeschlossen.

Es findet keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle auf Basis Ihrer Nutzung von Zoom statt. Die Nutzung von Zoom zur Erstellung von personenbezogenen Statistiken ist nicht zulässig.

Voraussetzungen für eine zulässige Nutzung

Jede Person, die Zoom verwendet, muss mindestens 16 Jahre alt sein.

Es sollten in der Regel keine Inhalte über diesen Dienst ausgetauscht werden, die einen hohen Schutzbedarf haben oder streng vertraulich sind. Ausgeschlossen ist die Nutzung, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, z.B. Gesundheitsdaten. Bitte beachten Sie, dass bei Nutzung von Zoom keine Ende-zu-Ende Verschlüsselung im eigentlichen Sinn stattfindet.

Der Dienst sollte in der Regel nicht für die Durchführung von Berufungsverfahren oder Bewerbungsgesprächen genutzt werden. Für diese Themen können Sie DFNconf oder andere als sicherer eingestufte Tools einsetzen.

Für den Austausch von schützenswerten Dateien zwischen Teilnehmenden sollten in der Regel bestehende sichere Kanäle, z.B. Moodle oder gemeinsame Laufwerke, genutzt werden.

Hochschulprüfungen sollten in der Regel nur in begründeten Ausnahmefällen über Zoom durchgeführt werden, insbesondere wenn andere geeignete Möglichkeiten nicht zur Verfügung stehen.

Informationen zur Möglichkeit von Abstimmungen finden Sie unter support.zoom.us/hc/en-us/articles/213756303-Polling-for-Meetings (externer Link). Für vertrauliche Abstimmungen soll andere Software genutzt werden (z.B. EvaSys).

Weitere Hinweise zum Datenschutz

Im Rahmen des Einsatzes von Zoom ist zu gewährleisten, dass keine unbefugte Datenverarbeitung erfolgt. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass die Vertraulichkeit von dienstlichen Angelegenheiten gewahrt bleibt.

Vor einer Nutzung von Zoom sind die möglichen datenschutzrechtlichen Einstellungen so vorzunehmen, dass personenbezogene Daten durch Zoom nur zu den genannten Zwecken und im Rahmen des geltenden Rechts verarbeitet werden. Die datenschutzrechtlichen Prinzipien privacy by default, Datenminimierung, Datensparsamkeit und Zweckbindung sind zu beachten.

Durch entsprechende Einstellungen in Zoom und in der verwendeten Hardware und Software ist das Setzen von Werbecookies und das Tracking, z.B. durch Google Analytics, Google Ads, auszuschließen.

Um die Privatsphäre zu schützen, können Sie Ihren Hintergrund durch eine Einblendung ersetzen. Ihr Kopf ist dadurch weiterhin zu sehen, ihr Umfeld hingegen nicht.

Benutzungsprofil und Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Für Ihr Benutzungsprofil müssen Sie in der initialen Befüllung nur Ihren Namen sowie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse (@fh-kiel.de) angeben. Auf freiwilliger Basis können Sie weitere Informationen hinterlegen, und diese selbst jederzeit editieren. Im Rahmen der Nutzung sollten nur die Daten verwendet werden, die für die jeweilige Nutzung erforderlich sind. Im Übrigen sollte den datenschutzrechtlichen Grundsätzen der Datenminimierung, Zweckbindung, Speicherbegrenzung und Vertraulichkeit Rechnung getragen werden.

Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben oder die wir im Rahmen der Tätigkeit an der FH Kiel über Sie in zulässiger Weise erhalten haben. Um Zoom nutzen zu können, werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen benötigt

  • Nachname
  • Vorname
  • E-Mailadresse (…@(student).fh-kiel.de)

Im Rahmen der Nutzung können durch Zoom weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dies ist abhängig von den jeweils gewählten Einstellungen und den im Rahmen der Nutzung verwendeten Inhalte.

Angaben zum Benutzer:

Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn Single-Sign-On nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten:

Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte/Hardware-Informationen, z.B. Browser

Bei Aufzeichnungen (optional):

MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats

Bei Einwahl mit dem Telefon:

Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Echtzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten:

Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikationen abschalten bzw. stummschalten.

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie auch ohne Registrierung zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Dies kann aber auch ein Fantasiename sein.

Zur Verarbeitung von Cookies finden Sie weitere Hinweise unter zoom.us/cookie-policy (externer Link).

Umfang der Verarbeitung, Aufzeichnungen

Die Voreinstellungen in Zoom sind so zu wählen, dass keine automatische Aufzeichnung erfolgt. Eine Aufzeichnung darf nur mit dem ausdrücklichen Einverständnis der betroffenen Teilnehmenden erfolgen und nur soweit dies im Rahmen des geltenden Rechts und für dienstliche Zwecke bzw. für die konkrete Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Bei Aufzeichnungen sind insbesondere Urheberrechte und die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen zu wahren.

Bei der Nutzung von Zoom ist darauf zu achten, dass smarte Geräte, wie z.B. Alexa, Siri, Google Home, sich nicht im Anwendungsbereich befinden oder aktiv sind, um unzulässige Datenverarbeitungen bzw. Aufnahmen zu verhindern.

Die Speicherung von Aufzeichnungen sollte auf FH Kiel-internen Servern bzw. Datenträgern (lokal) erfolgen. Aufgezeichnete Veranstaltungen dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies für die Erfüllung der jeweiligen Aufgabe erforderlich ist und solange keine Löschungspflicht besteht.

Wenn Aufzeichnungen erfolgen, ist dies im Vorfeld transparent mitzuteilen. Die Tatsache der Aufzeichnung wird den Teilnehmenden in der Zoom-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, können Chat-Protokolle protokolliert werden. Dies ist aber in der Regel nicht der Fall.

Im Fall von Webinaren können für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch gestellte Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeitet werden.

Wenn Sie bei Zoom als Benutzer*in registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktionen in Webinaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.

Die in Online-Meeting-Tools wie Zoom bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist vor Beginn der Nutzung auszuschalten. Sie ist dauerhaft zu deaktivieren.

Ein Einsatz von Zoom im Rahmen einer automatischen Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO oder zum Profiling erfolgt nicht und ist auch nicht zulässig.

Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt im Einklang mit und auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der sonstigen anwendbaren Datenschutzbestimmungen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Zoom basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  • für die Erfüllung von Dienstaufgaben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 2, 3 DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 LDSG sowie § 3 HSG;
  • für die Lehre gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. §3 Abs. 1 LDSG sowie §§49 u. § 60 HSG und § 45 HSG i.V.m. StudDatenVO;
  • für die Datenverarbeitung im Rahmen von Vertragsbeziehungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zoom ist ein Remote-Konferenzdienst mit Hauptsitz in San Jose, Kalifornien/USA. Die Datenverarbeitung findet insofern in einem Drittland statt. Mit Zoom besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Zoom erfüllt auch die datenschutzrechtlichen Garantien gemäß Art. 44ff. DSGVO, da es dem EU-US-Privacy-Shield beigetreten ist (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TNkCAAW&status=Active, externer Link). Zum anderen ist das angemessene Datenschutzniveau durch den Abschluss von sog. EU-Standarddatenschutzklauseln garantiert, die Zoom mit den Subauftragnehmern abgeschlossen hat (vgl. Art. 46 DSGVO).

Weitergabe und Empfänger von personenbezogenen Daten und Übermittlung an Drittstaaten

Interne Empfänger*innen an der Fachhochschule sind die Systemadministrator*innen für den Zoom-Support in den zuständigen Organisationsbereichen.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

Der Anbieter Zoom sowie etwaige Subauftragnehmer*innen erhalten notwendigerweise Kenntnis von den verarbeiteten Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages bzw. etwaiger Vertragsverhältnisse mit Subauftragnehmer*innen (dazu https://zoom.us/de-de/subprocessors.html, externer Link) erforderlich bzw. vorgesehen ist.

Löschung von Daten und des Benutzerkontos

Eine Löschung von Daten erfolgt, sobald der Zweck der Datenverarbeitung erreicht ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

Sie können Ihr Benutzerkonto in Zoom selbst wieder löschen, die notwendigen Informationen dazu finden Sie hier: support.zoom.us/hc/de/articles/201363243-Wie-k%C3%BCndige-ich-mein-Konto- (externer Link). Das Konto ist zu löschen, sobald der Dienst für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt wird, spätestens bei Ausscheiden aus der FH Kiel.

Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte

Verantwortlich für die Datenverarbeitung

Fachhochschule Kiel
Sokratesplatz 1
24149 Kiel
E-Mail: praesidium(at)fh-kiel.de
Telefon: +49 431 210-0
Telefax: +49 431 210-6

Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Zoom-App eingeben. Wenn Sie die Zoom-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Webseite von Zoom finden.

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten der FH Kiel

Datenschutzbeauftragte
Fachhochschule Kiel
Sokratesplatz 1
24149 Kiel
E-Mail: datenschutz(at)fh-kiel.de
Tel.: +49 431 210-1080
Telefax: +49 431 210-61080

Information zu bestehenden Rechten

Sie haben bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Beschränkung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Daneben steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Für Schleswig-Holstein ist dies: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, mail(at)datenschutzzentrum.de

 

Stand: 23.04.2020